Aanbevelingen voor metadata

Het is mogelijk voor bestuursorganen om eigen, niet door KOOP gedefinieerde velden aan te leveren. Deze velden worden getoond bij het zoekresultaat en kunnen gebruikers meer context geven over het gevonden document. Deze velden worden in het zoekportaal echter niet gebruikt in zoek-, sorteer of filterfuncties.

Een voorbeeld bestand is te vinden in sitemap-alleen-eigenmetadata.

De aanbevolen manier van het opnemen van metadata in de sitemap is het opnemen volgens het TOOI-formaat. Dit zorgt ervoor dat de Woo-harvester de openbare metadata op een betekenisvolle wijze kan verwerken. Er is een XML-schema beschikbaar om geldige TOOI-metadata te valideren.

TOOI staat voor de Thesaurus en Ontologie voor OverheidsInformatie. Een belangrijk kenmerk van TOOI is dat concepten identifiers hebben. Een waarde in een waardelijst is dus een identifier; deze moet gebruikt worden.

Een voorbeeld hiervan is de identificatie van een documentsoort, zoals dat, per document, opgenomen kan worden als tag in de sitemap:

<diwoo:documentsoort
   resource="https://identifier.overheid.nl/tooi/def/thes/kern/c_386e74cb">
   convenant
</diwoo:documentsoort>

De (resource)identifier verwijst hierbij naar een waarde in TOOI.

Door identifiers te gebruiken kan eenduidig naar een concept verwezen worden, onafhankelijk van labels en schrijfwijzen. Zie het meegeleverde diwoo-metadata-lijsten bestand voor de, per veld ondersteunde identifiers en bijbehorende labels. Deze zijn, voor deze velden, technisch verplicht. Als alleen een string gebruikt wordt in plaats van (verwijzing naar) een resource_id, dan kan dat zorgen voor een onjuiste weergave van de veldwaarde op het portaal.

Als er gekozen wordt voor het aanleveren volgens het TOOI-model zijn de volgende metadata aanbevolen omdat hiermee een voor de gebruiker zinvolle(re) presentatie van een document op open.overheid.nl mogelijk is:

• uitgever
• officiële titel
• informatiecategorie
• documenthandeling met daarbinnen
  • soort handeling en
  • tijd van handeling

In het XML-schema zijn deze velden technisch verplicht gesteld binnen diwoo:Document. Als deze velden niet opgenomen zijn in de sitemap zal validatie tegen deze XSD dus resulteren in een fout. Het bijgeleverde sitemap-alleenverplicht.xml bestand bevat een voorbeeld van een sitemap met alleen door de XSD verplichte metadata. Bij een aantal velden zal de harvester default waarden hanteren als deze niet aangeleverd worden, zoals hieronder per veld nader beschreven.

Met de uitgever (publisher) wordt de organisatie bedoeld die het document openbaar heeft gemaakt. In het Register van Overheidsorganisaties worden deze organisaties geregistreerd en door de harvester gebruikt. In de sitemaps dient deze ingevuld te worden in het element <publisher>. Als de <publisher> niet wordt toegevoegd aan het document dan wordt deze afgeleid uit de id van de publicerende organisatie uit de Woo-index (register voor overheidsorganisaties).

Zie corresponderend XSD-element diwoo:publisher van type diwoo:organisatieType.

Opmerking:

Omdat op open.overheid.nl de 'verantwoordelijke' organisatie van het document wordt getoond, en niet de publisher, is het aan te bevelen om de TOOI <verantwoordelijke> mee te geven als document metadata (tag) in de sitemap. Bij afwezigheid van dit veld nemen we de waarde van <publisher> over als de te tonen verantwoordelijke organisatie.

De titel van een geharvest document wordt prominent getoond op open.overheid.nl. Het is dus belangrijk om de titel van het document, zoals dat getoond moet worden, expliciet mee te geven in de metadata van het betreffende document. Hiervoor kan TOOI-metadataveld <titelcollectie><officieleTitel> gebruikt worden. Als dit veld afwezig is dan zal de harvester proberen de documenttitel af te leiden uit de bestandsnaam van het bestand uit de URL van het document uit de <url> <loc>. Als dit niet lukt zal het betreffende document met titel ‘Onbekend’ weergegeven worden op open.overheid.nl.

Zie corresponderend XSD-element diwoo:officieleTitel van type 'xs:string'.

Van elk document dient de corresponderende informatiecategorie bekend te zijn. Dit kan door opname van TOOI-veld <informatiecategorie>. Het is hierbij mogelijk om een document aan meerdere informatiecategorieën te relateren. Als de informatiecategorie niet meegegeven wordt in de metadata en ook niet bepaald kan worden uit de naamgeving van het sitemapindexbestand dan wordt deze als "onbekend" gemapped.

Zie corresponderend XSD-element diwoo:classificatiecollectie met complexType diwoo:classificatiecollectieType, met daarbinnen diwoo:informatiecategorieen met complexType diwoo:informatiecategorieenType, die middels diwoo:informatiecategorieType meerdere elementen diwoo:informatiecategorie met een URI en label kan bevatten.

Met een <documenthandeling> kan worden aangegeven op welke datum een officiële handeling met betrekking tot het document heeft plaatsgevonden. Documenthandelingen zijn samengesteld uit een datum, een handeling en een voor de handeling verantwoordelijke organisatie. Aan actieve openbaarmaking in termen van de WOO ligt altijd minimaal één documenthandeling ten grondslag; meerdere documenthandelingen kunnen worden toegekend aan één document. Zie voor een nadere toelichting op de betekenis van deze drie velden het downloadbaar bestand Overzicht metadata voor de Woo-harvester versie 1.0

De harvester herkent op dit moment (alleen) de handelingen die gepubliceerd zijn volgens deze waardelijst:

Zie corresponderend XSD-element diwoo:documenthandeling met complexType diwoo:documenthandelingenType.

Als de documenthandeling niet meegegeven wordt in de metadata dan wordt de waarde "vaststelling" toegekend.

Met <hasPart> kan aangegeven worden dat het betreffende document een onderdeel, in het algemeen een bijlage, heeft (één of meerdere):

• in de <hasPart> moet verwezen worden naar de resource_id (de <loc> url) van de betreffende bijlage
• let op: de <loc> url van de bijlage moet al bekend zijn (door de harvester opgehaald zijn) om de relatie te kunnen leggen
• de relatie tussen hoofddocument en bijlage wordt getoond op het portaal (zie paragraaf 'Weergave en filtering op portaal' hieronder)

Zie corresponderend XSD-element diwoo:hasPart van type diwoo:documentverwijzingType.

Het is ook mogelijk om een zip-bestand aan te leveren met documenten die ‘bij elkaar horen’. Zip-bestanden worden door de harvester echter niet automatisch uitgepakt en aan elkaar gerelateerd. Het zip-bestand wordt zonder verdere verwerking weergegeven op het portaal, als downloadbaar bestand.