Overzicht metadata

Voor de actieve openbaarmaking van documenten door middel van de Woo-index harvester kunnen metadata worden meegeleverd. Deze metadata dienen ertoe om het beheer, de doorzoekbaarheid en de vindbaarheid van documenten te optimaliseren. Het is voor bestuursorganen die aan de slag willen met de implementatie van de publicatievoorwaarden van de Woo-harvester van belang om duidelijkheid te hebben over de metadata die kunnen worden meegeleverd.

Dit pagina beoogt in aanvulling op de publicatievoorwaarden deze duidelijkheid te bieden. Dit document is niet bedoeld als technische specificatie (daartoe dienen immers de publicatievoorwaarden), maar beoogt anderen dan softwareontwikkelaars inzicht te geven in de te hanteren metadata.

Hieronder is een overzicht opgenomen van de metadata zoals die op dit moment in de Woo-harvester worden ondersteund.

De namen van de metadata-elementen zijn hyperlinks naar de technische documentatie per element, waar alle details van de metadata zijn opgenomen.

Table 1. Technisch noodzakelijk
Metadata-naam Waarde Toelichting
Locatie van het document URL De locatie van het document op het platform van uw organisatie, in de vorm van eem URL van het document waarnaar verwezen wordt.
Lastmod Datum in UTC

Geeft aan de Woo-harvester aan wanneer de laaste update van dit document was. De Woo- harvester herkent hieraan of een bestand opnieuw opgehaald moet worden. Als lastmod niet gevuld is, dan gaat de Woo-harvester ervan uit dat dit document niet gewijzigd is.

De betreffende datum wordt op open.overheid.nl getoond in veld “laatst gewijzigd”.
Table 2. Aanbevolen TOOI
Metadata-naam Waarde Toelichting
Publicerende organisatie waarde uit lijst

Hier wordt de identifier van een overheidsorganisatie ingevuld die het document publiceert en daarmee de wettelijke verantwoordelijkheid draagt voor de actieve openbaarmaking van het document.
Officiële titel vrije tekst

Dit is de titel die op open.overheid.nl wordt getoond bij het document. De titel beschrijft het document op een manier die duidelijk is voor de gebruiker van open.overheid.nl. Dus niet ‘doc1.docx’, ‘beslisnota’ of ‘brief minister’. Als de officiële titel als metadataveld ontbreekt wordt als titel de bestandsnaam uit de ‘locatie van het document’ op open.overheid.nl getoond. Als dit niet lukt zal het betreffende document met titel ‘Onbekend’ weergegeven worden op open.overheid.nl.
Informatiecategorie waarde uit lijst

Maak een keuze uit de waardelijst met informatiecategorieën zoals benoemd in de Wet open overheid, Artikel 3.3 Wet open overheid

Documenthandeling

waarde uit lijst en datum

Met een documenthandeling kan worden aangegeven op welke datum een officiële handeling met betrekking tot het document heeft plaatsgevonden. Documenthandelingen zijn samengesteld uit een datum, een soort handeling en een voor de handeling verantwoordelijke organisatie.

Beschikbare documenthandelingsoorten zijn de acties die in de Woo zijn genoemd als redengevend voor actieve openbaarmaking:

vaststelling
Vaststelling door besluitvorming binnen het bestuursorgaan
ondertekening
Ondertekening door bestuurlijk verantwoordelijke
ontvangst
Ontvangst bij binnenkomst bij het bestuursorgaan

Ten minste één documenthandeling moet worden meegeleverd - om iets te zeggen over status en de datum van het document. Er kunnen ook meerdere documenthandelingen worden aangeleverd, met verschillende .
Table 3. Optioneel TOOI
Metadata-naam Waarde Toelichting
Documentsoort waarde uit lijst

Om zoekresultaten te kunnen filteren naar de aard van het document, of om de gebruiker daar snel inzicht in te kunnen geven, moet een documentsoort worden meegegeven. Eén document kan tot meerdere documentsoorten behoren, al zal dat niet vaak voorkomen.
Creatiedatum datum

Neem hier de datum op waarop het document is gemaakt. Deze datum kan op de dag nauwkeurig zijn, maar ook een maand of jaar.
Verantwoordelijke waarde uit lijst

Neem hier de overheidsorganisatie op die de wettelijke verantwoordelijkheid draagt voor de inhoud/strekking van het document
Medeverantwoordelijken waarde uit lijst

Neem hier een organisatie op die medeverantwoordelijk is voor de voor de inhoud/strekking van het document
Identifier vrije tekst

Dit is een identifier van het document zoals dat door de aanleverende organisatie zelf aan het document is toegekend. Binnen de aanleverende organisatie moet het uniek zijn.

Er mogen meerdere identifiers worden meegeleverd.
Opsteller waarde uit lijst

Neem hier de overheidsorganisatie op die het document initieel opgesteld heeft. Als dit geen overheidsorganisatie is (maar bijvoorbeeld een adviesbureau) gebruik dan metadataveld Naam Opsteller op
Naam Opsteller vrije tekst

Neem hier de organisatienaam op die het document initieel opgesteld heeft. De naam van de opsteller kan hier opgenomen worden als het document niet door een overheidsorganisatie is opgesteld.
Omschrijving vrije tekst

Gebruik dit veld bijvoorbeeld voor samenvattingen.
Format waarde uit lijst

Het format (bijvoorbeeld XML, PDF, CSV) van het document
Aggregatiekenmerk vrije tekst

Het kenmerk op basis waarvan verschillende informatieobjecten gemarkeerd zijn als horende bij een dossier, zaak of andersoortige aggregatie. Als verschillende informatieobjecten dezelfde waarde voor deze property hebben, dan worden deze beschouwd als een documentaggregatie. Applicaties kunnen dit dan gebruiken om documenten als groep te presenteren. Neem hier de door aanleverende organisatie aangedragen tekst op, die een aantal documenten met elkaar gemeen kunnen hebben (bijvoorbeeld een dossier, een zaak of een andere verzameling).
isPartOf URL

Neem de URI van de locatie waar dit document deel van uitmaakt op.
hasPart URL

Neem tevens de URL van de locatie van het document waar dit document deel van uitmaakt op in de XML-sitemaps.
Geldigheid datum(s)

Voer de begindatum en einddatum van de geldigheid van het informatieobject in.

Language waarde uit lijst

Vul hier de natuurlijke taal in waarin het document is geschreven.
Thema waarde uit lijst

Om documenten te kunnen ordenen naar een zeer globaal onderwerp, wordt gebruikt gemaakt van de Thema-indeling voor Officiële Publicaties (TOP-lijst). Een document kan onder meerdere thema’s vallen.
Reden Verwijdering of Vervanging waarde uit lijst

De reden dat het beschreven informatieobject een ander vervangen heeft

Trefwoord vrije tekst

Een term die kan fungeren als criterium voor groeperen van informatieobjecten, of als zoekterm voor indexeren
Eigen metadata vrij tekst(en)

Het is mogelijk voor organisaties om eigen, niet door KOOP gedefinieerde velden aan te leveren. Dit kan in de vorm van zogenaamde "naam/waarde-paren". Deze velden worden getoond bij het zoekresultaat en kunnen gebruikers meer context geven over het gevonden document. Deze velden worden op open.overheid.nl echter niet gebruikt in zoek-, sorteer of filterfuncties.