Aanbevelingen voor metadata

Het is wettelijk verplicht om ook de metadata behorend bij een document openbaar te maken.

Er zijn verschillende manieren om metadata in de sitemap op te nemen:

• Opnemen van metadata in het TOOI-formaat. Er is een XML-schema beschikbaar om geldige TOOI-metadata op te nemen. in de sitemap.
• Opnemen in een ander formaat dan TOOI. Dit kan met naam/waarde-paren.
• De verschillende manieren kunnen afzonderlijk gehanteerd worden maar zijn ook te combineren.

De aanbevolen manier van het opnemen van metadata in de sitemap is het opnemen volgens het TOOI-formaat. Deze manier van opnemen zorgt ervoor dat de Woo-harvester de openbare metadata op een betekenisvolle wijze kan verwerken.

Wat doet metadata?

Zoekfuncties werken beter als de data waar de gebruiker doorheen zoekt beter is gestructureerd. In dit geval betekent dit dat deze beter gemetadateerd is. Ook kan metadata gebruikt worden om zoekresultaten beter te presenteren.

Als metadata beschikbaar is, dan worden deze ook doorzoekbaar gemaakt. Bovendien kan dit worden gebruikt om resultaten een hogere relevantie te geven. Als er geen metadata beschikbaar is, zal de gebruiker op het zoekportaal alleen op basis van de tekst in de documenten kunnen zoeken.

Alle metadata worden bij verwerking in de zoekindex waar mogelijk afgebeeld op een uniform model zodat de gebruiker niet hoeft te weten hoe de metadata er bij aanlevering uitzag. De specificaties voorzien ook in een mechanisme voor bestuursorganen om eigen, niet door KOOP gedefinieerde velden aan te leveren. Op de korte termijn worden die niet gebruikt om aparte zoekvelden of filterfuncties te maken. Ze worden wel gebruikt bij zoekopdrachten en kunnen getoond worden bij het zoekresultaat. Dit kan gebruikers ook meer context over het gevonden document geven.

Metadatastandaard - Aanbeveling

Voor de notatie van metadata is de TOOI-standaard beschikbaar. TOOI maakt betekenisvolle verwerking van metadata mogelijk. Ook is het mogelijk om eigen metadata toe te voegen, aanvullend op de TOOI-metadata. Deze eigen metadata zullen worden geïndexeerd om het zoeken te verbeteren. Betekenisvol zoeken is met behulp van deze eigen metadata niet mogelijk.

TOOI

TOOI staat voor de Thesaurus en Ontologie voor OverheidsInformatie. De functionaliteit die aan de gebruiker op het zoekportaal wordt geleverd is nog in ontwikkeling. Het specifieke gebruik van metadata is nog aan verandering onderhevig.

Verder worden verschillende aangeleverde metadata ook getoond bij de zoekresultaten om meer context te geven aan de gebruiker.

Een belangrijk kenmerk van TOOI is dat concepten identifiers hebben. Een waarde in een waardelijst heeft dus een identifier en deze moet gebruikt worden. Door identifiers te gebruiken kan eenduidig naar een concept verwezen worden, onafhankelijk van labels en schrijfwijzen. 

Verplichte TOOI-metadata voor sitemaps

Als er gekozen wordt voor het aanleveren volgens het TOOI-model zijn de volgende metadata verplicht om de juiste verwerking van deze metadata mogelijk te maken:

• uitgever (diwoo:publisher)
• officiële titel (diwoo:officieleTitel)
• informatiecategorie (diwoo:informatiecategorie)
• creatiedatum (diwoo:creatiedatum)
• documenthandeling (diwoo:documenthandeling) met daarbinnen
  • soort handeling (diwoo:soortHandeling) en
  • tijd van handeling (diwoo:atTime)

In het XML-schema zijn deze velden verplicht gesteld binnen diwoo:DiWoo.